Le projet a débuté au printemps 2016 sur le périmètre France, et a vu aboutir son premier déploiement trois mois plus tard, en juillet dernier. Un chantier de dématérialisation qui, pour le groupe coopératif agricole (2 500 salariés dans l’Hexagone), comprend quatre volets : le dossier administratif du collaborateur, le bulletin de paie, la signature électronique des documents RH (contrats et avenants) – en cours d’implémentation – et, enfin, la dématérialisation de différents documents RH tombant à échéance, tels la fiche fiscale ou le bilan social individuel qui sera, cette année, déposé dans le coffre-fort électronique des salariés.

Pour mener à bien cette digitalisation, InVivo s’est tourné vers Primobox, spécialisé dans les solutions de dématérialisation, d’archivage et de signature électronique. Un choix motivé par « l’esprit start-up, très ouvert » de l’éditeur, ainsi que par son mode de tarification, explique Jacques Coffinières, responsable SIRH groupe : « Cela correspondait à nos préoccupations actuelles, le groupe étant lui-même engagé dans une réflexion avec des start-up autour, notamment, de la smart agriculture. En termes de coût, Primobox propose un prix au document. C’est simple, lisible et cela nous permet de nous projeter sur quelques années, alors qu’avec d’autres solutions, nous manquions de visibilité. »

Le principe de l’opt-out concernant le bulletin de paie électronique instauré par la loi Travail (lire p. XX) a évidemment facilité le déploiement de ce volet du chantier convient Jacques Coffinières.

Le coffre-fort électronique est au centre du dispositif. Chaque salarié dispose de son coffre personnel où sont déposées ses fiches de paie, dont l’archivage est assuré pendant cinquante ans. « Le salarié peut y stocker ce qu’il veut, en gérer l’arborescence comme il l’entend et partager des documents avec des tiers, par exemple des pièces justificatives », détaille le responsable SIRH. Il s’y connecte, non pas depuis l’intranet, mais directement sur l’espace en ligne MyPrimobox, avec un identifiant et un mot de passe. Et l’entreprise n’a aucun droit de regard sur cet outil dont la seule fonction, pour elle, est de servir de réceptacle aux documents qu’elle dématérialise. Elle y a d’ailleurs déjà déposé une première information sur les risques psychosociaux (RPS).

Sur le même principe, InVivo dispose de son propre coffre-fort qui contient désormais, outre les doubles des bulletins de paie, tous les dossiers administratifs numérisés et classés des salariés. Documents auxquels les gestionnaires et responsables RH peuvent accéder en fonction des droits qui leur sont octroyés, par le biais d’une interface Primobox « d’une clarté limpide », souligne Jacques Coffinières. Bien plus facile que d’aller fouiller dans une armoire.

Au-delà de la consultation des IRP, InVivo a accompagné le passage au bulletin de paie électronique via une campagne de communication empruntant différents canaux : formation des key users, journées portes ouvertes sur les sites les plus importants, évangélisation par les relais RH locaux, intranet, affiches, et fascicules pour les 300 collaborateurs distants ne disposant pas d’adresse mail (les sites de production du groupe, soit une quinzaine en France, sont néanmoins équipés d’ordinateurs ou de bornes permettant l’accès aux workflows RH : pose de congés…).

Le projet a suscité des interrogations, notamment liées à la sécurité et à la confidentialité des données. Mais pour le responsable SIRH, la redondance des serveurs sécurisés de l’éditeur, couplé à un archivage – pour les seuls bulletins de paie – chez CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des dépôts, offre une garantie suffisante. Néanmoins, il y a toujours des réfractaires. Au final, le taux d’adoption de la fiche de paie dématérialisée atteint 86 %. « Moins de 200 collaborateurs ont refusé la dématérialisation, essentiellement dans les sites de production », concède-t-il. Pour ceux-là, le papier reste de mise.

Bientôt, les coffres-forts accueilleront aussi les contrats de travail. « Nous allons combiner la signature électronique des contrats avec la dématérialisation du onboarding. Ce qui nous permettra de récupérer plus facilement les pièces nécessaires au recrutement et de maintenir le lien avec les candidats en attendant leur arrivée dans les murs », précise Jacques Coffinières, qui prévoit, à terme, de pousser de l’information qualitative sur l’entreprise auprès des nouveaux entrants. Une démarche qui pourrait aussi s’appliquer à l’international, notamment auprès des expatriés.

Les avantages de la dématérialisation ? Eu égard aux coûts d’implémentation et aux ressources affectées au projet, le responsable SIRH ne s’attend pas à faire d’économies majeures sur les bulletins de paie. « À raison de 70 centimes l’envoi postal, on est de toute façon sur de très petites sommes dont le cumul ne pourrait être significatif qu’à long terme, dit-il. Mais nous sommes en train de mener une révolution numérique au pas de charge, et cette dématérialisation est un bon vecteur de communication pour les ressources humaines, qui se donnent ainsi une image extrêmement moderne. En quelques mois seulement et en prenant peu de risques », ajoute-t-il. Un conseil tout de même : « Il faut choisir un partenaire qui sache faire preuve de souplesse et de réactivité pour répondre rapidement à un besoin de la DRH : il nous a, par exemple, suffi de deux jours pour déployer le prospectus sur les RPS. »

Activités

Groupe coopératif agricole (220 coopératives), organisé autour de 4 pôles : agriculture, nutrition et santé animale, retail et vin.

Effectifs

9 200 collaborateurs dans 30 pays, dont 2 500 en France.

Chiffre d’affaires 2015-2016

6,4 milliards d’euros.