(1) « Il faut d’abord en définir la trajectoire au regard des usages et de la culture de l’entreprise : que veut-on, quels sont les enjeux, par quoi commence-t-on ? », expose Olivier Vivat, directeur associé Payroll & Time. « Il est utile de questionner les acteurs terrain (RRH, managers) qui seront impactés par la démarche pour évaluer leur niveau d’adhésion et déterminer les processus les plus pertinents pour la digitalisation, y compris en termes d’image employeur. Il n’y a pas de solution standard », insiste-t-il. On peut s’en tenir au bulletin de paie (sachant qu’il faudra maintenir un flux papier pour les salariés qui refuseront l’option digitale), étendre la démarche au dossier collaborateur, ou encore se focaliser sur les contrats et avenants. « Il est très rare de passer d’un coup au zéro papier, admet Philippe Raynaud, directeur général France de PeopleDoc (ex-Novapost), entreprise qui, elle, ne distribue plus aucun document physique à ses salariés. C’est possible dans les petites organisations. Mais les grandes entreprises procèdent par étape. Depuis la promulgation de la loi Travail, la tendance, est de commencer par digitaliser les bulletins de paie. »

(2) L’entreprise doit ensuite réfléchir à la façon dont se déroulent les processus concernés pour en repenser le scénario en mode digital : comment se passent, par exemple, les échanges entre les acteurs impliqués dans la signature d’un contrat de travail ? « À ce stade, l’idée est de reproduire les processus tels qu’ils sont, en les optimisant et en les rapprochant des bonnes pratiques du marché, sachant que tout ne sera pas forcément paramétrable dans l’outil », prévient Olivier Vivat.

(3) Viennent ensuite la finalisation du cahier des charges, puis le choix de la solution : « Le moment de pointer toutes les différences entre les offres : ergonomie, fonctionnalités, délai de mise en œuvre… On traite aussi des questions de sécurité avec les DSI et RSSI », ajoute le directeur associé d’Althéa.

(4) L’implémentation elle-même peut d’abord passer par des pilotes, qui faciliteront le déploiement. « En revanche, aucun de nos clients ne souhaite une phase de transition associant papier et digital », observe Olivier Vivat. Mais certains acteurs constatent que, même dans les entreprises qui dématérialisent, la copie papier (du bulletin de paie, des dossiers du personnel) a la vie dure…

(5) Enfin, même si les salariés sont, de par leurs pratiques personnelles, plutôt demandeurs, disent les prestataires, ce type de chantier nécessite un accompagnement au changement en amont, avec des supports de communication adaptés. Une explication de texte s’impose notamment auprès des IRP et des salariés, sur le fonctionnement du coffre-fort électronique et les questions de sécurité, de confidentialité et d’intégrité des données archivées. Mais également auprès des gestionnaires administration et paie. Une population qui a « une forte culture papier et des habitudes », pointe Olivier Vivat.

Là encore, il n’y a pas de règles, tout dépend des besoins. Les documents RH ayant des durées de conservation différentes, l’entreprise peut décider d’en numériser certains – les plus utilisés – et/ou attendre les échéances pour éliminer le stock au fur et à mesure, car « la numérisation des archives représente une charge de travail et un budget conséquents », explique Olivier Vivat.

Ce que confirme Emmanuel Faure, directeur stratégie et marketing de Locarchives. « Nous recevons souvent des demandes de clients qui souhaitent numériser la totalité de leurs dossiers. Nous travaillons historiquement sur la dématérialisation – très complexe – des dossiers du personnel, qui contiennent énormément de documents. Leur numérisation nécessite d’ouvrir des dossiers, des sous-dossiers et autres pochettes annexes. Il faudra ensuite les remettre dans le bon ordre et les organiser numériquement. Or, les questions qui se posent sont l’efficacité au quotidien et la fréquence d’accès à l’information. Les documents les moins consultés peuvent très bien rester dans une pochette papier, et être simplement notifié dans le système de GED dans le cadre d’une gestion hybride. »