Intranaude, réseau interne du département de l’Aude (11), a boosté sa rubrique RH, qui est la plus visitée. Refondue en 2016, elle fournit informations et services aux agents, contribue à les fédérer et soutient les encadrants dans leurs fonctions RH.
« Nous avons créé, fin 2016, un espace « encadrants », avec les informations qui leur sont spécifiques, des espaces projets destinés à partager un agenda et des documents, ou encore des boîtes à outils telles que « santé et sécurité au travail », qui fournit aux chefs de service des explications et des documents utiles en cas d’accident du travail ou d’incivilité », confie Maël Simon, DRH du département de l’Aude (2 450 agents). Une nouvelle étape dans le déploiement de l’intranet de la collectivité, baptisé Intranaude.
Lancé en 2003, celui-ci a été revu de fond en comble au cours de l’année 2016, à l’occasion de l’installation d’une nouvelle version de l’outil fournie par la société Silverpeas (éditeur d’un portail collaboratif). Avec le service de communication interne, chargé d’administrer le site, la direction des ressources humaines en a profité pour réinventer sa rubrique RH, qui se calquait jusqu’alors sur l’organisation administrative.
La nouvelle arborescence a été conçue pour répondre aux besoins des agents : “carrière, rémunération et action sociale”, “parcours professionnel” (formation et mobilité), “quotidien au travail” (horaires, congés, frais, santé et sécurité…). S’y ajoutent des outils de recherche pour faciliter le repérage dans la multitude de notes administratives publiées.
Afin que les textes réglementaires, souvent complexes et austères dans leur version intégrale, soient plus accessibles et compréhensibl es, ils sont introduits par des plaquettes ou des guides. En revanche, pas de forum ou d’autres formes d’interactivité. « On s’est posé la question lorsqu’il fallait informer sur des réformes, par exemple celle de l’entretien professionnel, explique Christine Naudy, administratrice de l’intranet. Mais, dans un forum, il faut répondre rapidement et modérer. Finalement, nous avons préféré devancer les questions en rédigeant une foire aux questions (FAQ). »
Outre la publication d’informations, Intranaude donne accès à des services RH. Les postes vacants et les affectations sont publiés pour favoriser la mobilité. Ce service reçoit 6 500 connexions par mois. Pour le reste, l’intranet fait office de passerelle vers le dossier RH de l’agent et différentes applications : la demande de congés, le remboursement de frais kilométriques, ainsi que la demande de formation, avec une recherche par mot-clé sur les catalogues.
Autre objectif majeur de cette plate-forme : « Fédérer les 2 450 agents dispersés sur 80 sites en leur montrant qu’ils font partie d’un collectif plus large que leur service », indique Maël Simon. La DRH y contribue en mettant à jour les photos de ceux qui arrivent, qui changent de poste ou qui ont réussi un concours. Elle favorise également les “communautés professionnelles” : en plus de l’espace destiné aux encadrants, un espace “collèges” et un autre destiné aux assistants familiaux ont vu le jour. « Nous leur fournissons les informations et services RH et métier dont ils ont besoin pour leur faciliter le travail, les rapprocher de l’institution et les regrouper, car ils sont isolés », précise Maël Simon. Et dans ce cas précis, « il y a un projet de forum à l’étude ». Dix agents de la DRH assument les fonctions de référents intranet (en charge d’alimenter le site). « Cela a changé notre travail, car la diffusion papier des notes administratives prenait énormément de temps, témoigne Claudie Buissan, secrétaire du service de gestion administrative et financière de la DRH. Depuis un an, nous avons beaucoup travaillé sur le tri des informations à publier sur l’intranet et leur mise en forme : que met-on en avant en page d’accueil et en actualités ? Comment rend-on les informations lisibles ? etc. »
« Désormais, la DRH est communicante », commente Christine Naudy, qui suit régulièrement les 120 référents intranet de la collectivité, dont ceux de la DRH, et leur propose des réunions tous les deux mois pour les former et échanger sur leurs pratiques. « C’est un travail collectif, qui décloisonne les services et crée une dynamique », assure Maël Simon. En février, sur un total de 50 789 connexions à Intranaude, la fréquentation de la rubrique RH se trouvait en tête du palmarès avec 15 820 connexions.
