Les boîtes à idées et autres séances de brainstorming avec paperboard et post-it ont-elles vécu ? Pas si sûr. « Les outils “marketés” innovation participative sont encore peu utilisés. Beaucoup d’entreprises mettent en place une démarche d’innovation sans outil numérique », observe Marc Lippa, directeur associé d’Arctus, un cabinet accompagnant les démarches innovantes. Ce qui d’un côté est rassurant. De l’autre, celles qui ont franchi le pas peuvent tirer de ces outils bien des services : industrialiser la collecte et le traitement des idées, donner une visibilité à la démarche, stimuler la participation et la créativité des salariés.

En ouvrant en 2015 la plate-forme digitale Openlab, Bristol-Myers Squibb souhaitait ainsi élargir la catégorie habituelle des producteurs d’innovations (les experts métiers). Aujourd’hui, les 2 500 collaborateurs du laboratoire pharmaceutique en France peuvent, grâce à elle, ouvrir un “lab” (une problématique, de relations clients, de processus internes…) via l’intranet. Chacun apporte ses idées et/ou enrichit celles des autres, et vote pour les meilleures. En 2016, 20 % des collaborateurs ont ouvert un lab, 500 idées ont été émises et analysées et 50 projets développés. « Openlab offre l’opportunité de donner des réponses rapides aux problématiques des collaborateurs. Il a aussi permis de révéler de nouveaux talents », constate Laure Lageyre, directrice de l’innovation collaborative de BMS. D’autres outils plus sophistiqués proposent challenges et récompenses. Comme Build’Inn, une plate-forme de crowdtiming (inspirée du crowdfunding), où les salariés de Total peuvent contribuer à la réalisation d’un projet en donnant de leur temps ou investir sur une idée avec une monnaie virtuelle. Certains projets ont débouché sur des start-up.

Sans investir forcément dans un outil pérenne, certaines entreprises ont recours au digital pendant des temps forts. Présidente d’Act’One, cabinet expert en conduite d’innovation, Chloé Dubuisson se sert de la suite Google (dont le Cloud) pour recueillir les idées générées lors de brainstormings. Un vrai plus lorsque les salariés sont dispersés sur plusieurs sites. « Tout le monde se connecte en même temps et voit les idées apparaître en temps réel », explique-t-elle. Le groupe d’immobilier d’entreprise GA a utilisé la solution collaborative IDay, développée par Nexenture, pour organiser un challenge innovation en 24 heures. Résultat : 600 idées recueillies, triées et traitées rapidement. Les trophées ont été remis deux mois et demi plus tard aux dix meilleurs contributeurs. « Cette solution a permis de mobiliser tous les collaborateurs autour de nos enjeux et de créer une dynamique d’entreprise », estime Sébastien Matty, président de GA.

Par ailleurs, les entreprises disposent d’un grand éventail de solutions standards : Spigit, Inova Software, le Français Motivation Factory, Yoomap, etc. « Le marché est encore peu mature. Aucun leader ne se détache, constate Marc Lippa. Beaucoup d’outils sont proposés par des petits éditeurs ou des consultants ». Leur principale faiblesse, selon lui : ils ne s’intègrent pas aux autres processus, d’où une préférence des entreprises pour des solutions en interne, adaptées des applications collaboratives existantes. D’autant plus que l’aspect sécurité entre en ligne de compte.

Quoi qu’il en soit, l’outil doit d’abord s’adapter à la stratégie d’innovation de l’entreprise. « Nous avons fait un benchmark et nous avons choisi une solution du marché en mode SaaS*, QMarkets, car nous voulions un triple maillage pour l’innovation participative : au niveau du terrain, des collectifs métiers et des managers. C’était le seul outil qui s’y adaptait. Sa flexibilité le rend également très accessible à tous », explique Ronan Minvielle, directeur Innovation et données de RTE, le gestionnaire du réseau de transport de l’électricité.

Pour lui, « il faut d’abord structurer sa démarche avant de sélectionner les outils ». Un avis partagé par Marc Lippa, qui insiste sur l’accompagnement des collaborateurs. « On peut avoir un outil génial, très convivial, si les salariés ne voient pas l’intérêt d’être force de proposition, de s’engager pour l’avenir de leur entreprise, ça ne marche pas. L’innovation participative, c’est d’abord et avant tout une démarche managériale ».