Prendre de l’avance sur l’organisation des espaces de travail afin de développer le participatif. C’était le but du groupe de travail constitué par BNP Paribas en 2014. Pendant quatre mois, il a planché sur « la hauteur de marche à franchir dans les nouvelles technologies, la sécurité, l’immobilier et les ressources humaines, pour mettre en place des nouveaux espaces de travail et le télétravail, assure Jacques Léonard, responsable du projet flex office et télétravail chez BNP Paribas. Il s’agit d’un projet RH et management avant d’être un projet immobilier ».

Il a réalisé une étude d’opportunité en s’inspirant de visites d’entreprises en avance sur le travail collaboratif comme Accenture, Bouygues ou encore IBM. Au même moment, en Belgique, BNP Fortis se penchait également sur la question du télétravail.

Car l’entreprise part de deux constats. D’abord, travailler en mobilité est devenu une nécessité. « Cela permet de mieux se concentrer et de faciliter la conciliation vie personnelle et vie professionnelle », assure Fabrice Hallais, représentant syndical national CFDT à BNP Paribas, qui le réclame depuis 2013. Ensuite, il est nécessaire de construire des espaces de travail collaboratifs « qui permettent de travailler ensemble sur site ou à distance », estime Jacques Léonard.

L’idée est d’y venir pas à pas, en expérimentant de nouveaux espaces de travail pour des métiers divers. L’expérimentation a alors débuté début 2015 dans trois entités de la région parisienne, comprenant une trentaine de services et 600 salariés. Juste après la signature de l’accord expérimental télétravail, fin 2014, valable pour 2015 et 2016, ensuite renouvelé le 29 juin dernier pour 2016-2019. Ce deuxième accord « permet aux salariés concernés par les changements d’espace de travail, en CDI, avec une ancienneté minimum de six mois dans l’entreprise et dans le poste occupé, et même à ceux à temps partiel, de pouvoir travailler à domicile », se félicite le représentant CFDT, qui a apposé sa signature à l’accord, tout comme l’ensemble des syndicats représentatifs (CGT, FO et SNB-CFE-CGC).

Si immédiatement, « le top management a adhéré au projet, les managers de proximité sont dans un premier temps restés plutôt en retrait, en phase de questionnement, craignant de voir leurs équipes déserter les bureaux », admet le porteur de l’initiative à la BNP Paribas. Dès la deuxième réunion, ils ont été rassurés par la réflexion de l’entreprise sur les tâches télétravaillables ou non et les solutions apportées par les collaborateurs eux-mêmes. Et finalement, « lors de la troisième et dernière réunion de présentation du projet flex office, ils ont été nombreux à candidater au télétravail : 40 % d’entre eux exercent à domicile au moins une fois par semaine », assure Jacques Léonard. Pas loin de la proportion de l’ensemble des salariés concernés, qui sont plus de 50 % à avoir opté pour. Parmi eux, deux tiers des salariés ont choisi d’exercer à domicile une journée par semaine et un tiers deux jours par semaine.

L’idée est d’intégrer le télétravail à l’organisation des bureaux, non pas de le penser individu par individu. Puisque les salariés ont la possibilité de travailler depuis chez eux jusqu’à deux jours par semaine, arithmétiquement, il n’y a plus besoin d’autant de postes de travail. Il y en aura donc moins que de personnes. Exit les bureaux attitrés, remplacés par des espaces de travail par service, où chacun branche son ordinateur portable, fourni par l’entreprise.

Les études internes montrent que les salariés travaillent à peu près la moitié de leur temps individuellement, l’autre collectivement. Le but de l’agencement des nouveaux locaux est de faciliter le collaboratif, sans que cela soit au détriment du travail personnel des salariés, qui demande de la concentration, voire un certain isolement. D’ailleurs, en phase de construction de projet, des espaces de silence ont été demandés par le personnel : des endroits où trois ou quatre personnes peuvent travailler sans être interrompus par le téléphone ont été mis en place… Mais sont finalement très peu utilisés.

Après coup, la consultation des salariés qui participent à l’expérimentation et des IRP a permis de compléter le dispositif. Parmi les réglages à effectuer : améliorer le fonctionnement du wifi, pris d’assaut avec la nouvelle organisation d’espaces de travail non attitrés. « Les collaborateurs utilisent l’espace en toute liberté avec des connexions possibles à de multiples endroits, ils sont encore plus mobiles que nous ne le pensions. Nous avons renforcé le système wifi pour qu’ils se sentent encore plus libres », témoigne Jacques Léonard. Ils peuvent choisir entre des espaces de travail à deux, à quatre, en open space, se rendre dans des petites salles pour brainstormer ou monter des projets, réaliser des conférences téléphoniques en visio avec leurs collègues qui travaillent à domicile, s’isoler dans une cabine téléphonique, prendre une pause dans un espace de convivialité… Et disposent de casiers de rangement individuels.

D’ici à fin mars 2017, 2 000 collaborateurs devraient basculer dans ce nouvel environnement de travail, dupliqué dans les autres locaux parisiens et en proche banlieue. Et d’ici fin 2017, entre 2 000 et 3 000 autres. Ils seront donc près de 6 000 à travailler dans un flex office.