Une tablette gagnée pour 30 réponses exactes ! Le 23 mai, à Béthune dans le Pas-de-Calais, siège de Voies navigables de France (VNF), Marc Papinutti, directeur général, remet les prix du concours de l’intranet. Les questions avaient nécessité de se plonger dans les 40 000 pages du nouvel intranet, « élément fondateur » du nouveau VNF, selon Olivier Hannedouche, directeur adjoint des ressources humaines et des moyens de VNF.

L’établissement public, en charge de la navigation sur près de 7 000 km de fleuves, rivières et canaux, vient de connaître une petite révolution. Le 1^er janvier 2013, il est passé de 250 à 4 500 salariés en intégrant sept services de navigation déconcentrés de l’État. La réorganisation du site Web interne s’est engagée dans la foulée. « L’intranet est là pour créer de la proximité à l’échelle nationale entre des gens qui ne travaillaient pas ensemble, indique Olivier Hannedouche. Nous l’avons aussi conçu en nous plaçant du côté de l’utilisateur, pour qu’il facilite la vie de chaque salarié, plutôt que comme un simple outil de communication de la DRH. »

L’outil est développé sous eZ Publish (édité par eZ Systems), plate-forme open source de gestion de contenus, choisie pour ses possibilités de personnalisation et son socle multisites permettant d’envisager d’autres projets. VNF fait appel à deux sociétés externes : l’une pour la conception éditoriale et l’import des contenus ; l’autre pour le graphisme et la maintenance du site. Le projet nécessite de trier 35 000 pages des intranets précédents.

La page d’accueil de la nouvelle version présente deux rubriques d’actualité, l’une nationale, l’autre en provenance des établissements (directions régionales ou siège). Une production d’informations qui se veut réactive et à même de développer le sentiment de proximité entre salariés.

L’utilisateur du site est vite interrogé sur le type de flux d’informations qu’il désire recevoir : en provenance de telle ou telle direction régionale ; concernant les métiers, second grand axe de structuration de VNF. Ils sont une vingtaine et donnent lieu, chacun, à une newsletter rédigée par des techniciens. L’information générale requiert 70 contributeurs en interne sur le territoire, les newsletters par métiers, 200.

Le site apporte aussi de l’aide au salarié dans ses relations avec la DRH. Cela commence par un profil à la façon des réseaux sociaux. « Plus fouillé qu’un trombinoscope, souligne Olivier Hannedouche. Il se limite pour le moment à une photo, au poste occupé, au métier et aux données de contacts. Mais peut-être demain y trouvera-t-on l’ensemble des formations que le salarié a déjà suivies, voire tous ses entretiens professionnels ? Nous allons vers l’individualisation de l’intranet. »

Les rubriques “DRH et vie interne” et “dialogue social” donnent les documents et contacts nécessaires aux différents moments et situations de la vie du collaborateur dans l’entreprise. Elles se déclinent en plusieurs onglets : “temps de travail”, “carrières et mobilité”, “me former”, “ma santé”, “ma retraite”, “outils de management”. Ils fournissent des textes de référence concernant par exemple les plans de formation, ainsi qu’un calculateur pour la retraite.

La rubrique dialogue social publie les numéros de téléphone et les e-mails des membres de toutes les institutions représentatives du personnel. Les syndicats y ont leurs pages et sont autonomes dans leur communication : renvois vers leurs sites nationaux ou conception propre. « Pas de filtre, aucune modération du site n’est prévue », explique Olivier Hannedouche.

L’évaluation du site, depuis son lancement en janvier, ne relève encore que des réactions de bouche-à-oreille. Mais ce qui a trait aux carrières – les postes ouverts, les formations – génère de plus en plus de clics. « Parce qu’il est facile à utiliser, l’intranet simplifie la gestion en ligne des besoins de formation et des recrutements en interne », souligne Catherine Tittelein, responsable du pôle communication digitale.