Présentations percutantes, vidéos punchy, quiz interactifs… l’intégration, ou plutôt l’onboarding digitalisé est tout sauf soporifique chez Altran. Dans la société d’ingénierie et de conseil en technologie, le Mooc (Massive open online course) a le vent en poupe. Après un test fin 2015, le groupe vient d’achever sa deuxième campagne d’intégration de nouveaux embauchés à l’aide de son programme d’apprentissage digital Altran Eway. « Auparavant, nos processus d’onboarding étaient assez disparates, explique Thierry Dufour, directeur du développement RH d’Altran France. Les informations données à nos consultants lors des séminaires d’intégration étaient très institutionnelles. »

BlaBlaCar aussi a voulu dépoussiérer le concept. Le spécialiste du covoiturage (520 salariés, dont 350 en France) compte aujourd’hui près de 300 collaborateurs formés à ses outils et à ses valeurs grâce à sa plate-forme d’e-learning BlaBla Learn, lancée en mars 2015 : « Avec l’accélération de nos recrutements, notamment à l’international, il fallait digitaliser notre onboarding, rapporte Laure Wagner, responsable de la culture d’entreprise de la start-up. Former nos équipes partout dans le monde était devenu un vrai défi. Il fallait parfois attendre plusieurs semaines avant que les nouveaux collaborateurs puissent se familiariser avec nos outils lors de l’onboarding week [séminaire d’intégration, NDLR] organisé au siège, à Paris. »

Le Mooc d’Altran et la plate-forme de BlaBlaCar s’inscrivent dans des parcours qui incluent par ailleurs un volet administratif et logistique (bureau, badge, ordinateur, téléphone…) ainsi qu’un séminaire d’intégration. Avec les outils en ligne choisis – la plate-forme Solerni éditée par Orange chez Altran, et Speach.me chez BlaBlaCar – il s’agit bien d’acclimater le salarié à l’entreprise. Et de permettre à l’intéressé non seulement de décrypter la culture, les valeurs et les codes de l’organisation, mais aussi de s’initier aux tâches inhérentes à son job. Le but ultime : développer l’engagement pour retenir le nouvel enrôlé.

À travers un Mooc très orienté métier, Thierry Dufour a souhaité fournir les clés de l’intégration chez Altran : « Nous avons zoomé sur l’efficacité du consultant dans son activité au quotidien. Nos modules expliquent, par exemple, la façon dont le collaborateur doit intervenir chez un client et réaliser ses missions. » Le protocole d’apprentissage mis en place mêle ainsi des PowerPoint animés, des quiz, des documents à télécharger et quelque 34 vidéos pédagogiques… agrémentées de notes humoristiques.

Afin de mieux capter l’attention des apprenants, Laure Wagner a elle aussi impulsé un ton à la fois “fun” et sérieux à la douzaine de clips, synchronisés avec les diapositives commentées des présentations en ligne. En dix minutes maximum, ces vidéos mettent en scène chaque service et présentent les valeurs de l’entreprise. Rythmés et scindés en chapitres, les petits films illustrent des slides très épurées. Un contenu façonné, dans les deux entreprises, par des équipes de managers opérationnels : « Des collaborateurs et même des clients se sont prêtés au jeu et ont joué leur rôle devant la caméra », indique Thierry Dufour, d’Altran. Idéal pour accélérer l’apprentissage des salariés, le format vidéo nécessite tout de même un temps de préparation assez long aux managers : « À BlaBlaCar, nous organisons un coaching en six sessions, de la définition des objectifs au tournage », glisse Laure Wagner.

De leur côté, les nouveaux embauchés doivent fournir entre une heure et demie et deux heures de travail hebdomadaire pendant quatre semaines pour venir à bout du Mooc Altran Eway. Un effort jugé « raisonnable » par Thierry Dufour. Plus condensé, le dispositif de BlaBlaCar mobilise le salarié pendant une demi-journée. Cette courte durée a une incidence sur la participation des apprenants : alors que BlaBla Learn affiche un taux de participation de près de 100 %, le premier Mooc d’Altran n’a attiré que 30 % de participants parmi les nouvelles recrues. « Les collaborateurs n’ont pas l’obligation de suivre le dispositif d’apprentissage. Nous sommes sur un terrain collaboratif et incitatif », justifie Thierry Dufour. La participation record des salariés de BlaBlaCar s’explique : ils sont fortement incités à visionner les présentations en ligne pendant les trois premiers jours qui suivent leur arrivée dans l’entreprise. Au besoin, Laure Wagner se charge de relancer les oublieux.

Chez Altran, les chiffres progressent : la dernière campagne d’intégration s’achève avec 50 % de nouveaux embauchés ayant participé au Mooc. Reste à améliorer le taux de complétion encore anémique : moins de 20 personnes sur 500 participants ont achevé le protocole d’apprentissage et d’évaluation. Afin de redresser la situation, le directeur de la formation compte s’appuyer sur le département des RH pour sensibiliser les managers. Lesquels seront chargés à leur tour de promouvoir le dispositif auprès des salariés.

Au demeurant, les résultats qualitatifs sont au rendez-vous. Selon Thierry Dufour, l’apprentissage devient plus réactif avec le Mooc : « Les nouveaux arrivants accèdent immédiatement à l’information stratégique, sans aucun filtre managérial. » Ainsi, le digital ne remplace pas les séminaires d’accueil mais les complètent : « Grâce à l’onboarding vidéo, nous orientons l’onboarding week davantage sur la création de liens humains que sur le partage de savoir », appuie Laure Wagner. In fine, le couple e-learning-onboarding met à disposition du salarié les informations utiles pour bien débuter dans l’entreprise. Une manière pour elle de le fidéliser d’emblée.

Pour faciliter leur “embarquement” (traduction littérale d’onboarding), des solutions informatiques déroulent le tapis rouge aux nouveaux embauchés. SilkRoad, Cornerstone, Talentia, Technomedia ou People Onboard proposent des logiciels qui permettent de structurer et d’organiser l’arrivée du collaborateur. Le processus type ? Avant même son entrée dans l’entreprise, la personne recrutée est invitée à se connecter à un portail. Elle y trouve toutes les informations utiles sur son lieu de travail, ses missions, son équipe, etc. L’intéressé peut remplir en ligne ses formulaires de renseignements et envoyer des documents numérisés. À l’étape suivante, celle de l’intégration physique et administrative, les outils informatiques facilitent la gestion des matériels. Dès son premier jour de travail, le salarié dispose de son équipement (téléphone, ordinateur, badge…), car des alertes automatiques ont été envoyées aux services concernés. Le manager et l’équipe ont aussi été prévenus par courriel de son arrivée. Enfin, les plates-formes donnent accès à des formations en ligne via des modules d’e-learning ou des portails collaboratifs. Objectif : rendre le collaborateur opérationnel au plus vite.