Un bilan social créé en deux journées : telle est l’une des premières avancées constatées depuis la mise en place, en début d’année, d’une base de données économiques et sociales (BDES) à Crédit Agricole Technologies et Services (CATS). Auparavant, extraire les chiffres provenant de systèmes d’information variés (SIRH, comptabilité, contrôle de gestion…), calculer, analyser et mettre en forme les documents mobilisait deux gestionnaires des RH à plein temps pendant huit semaines.

CATS, en charge du système informatique commun aux 39 caisses régionales du groupe bancaire, compte près de 1 700 salariés répartis dans une quinzaine de sites en France.

Aurélie Chapeleau, responsable du pilotage des projets RH, a initié l’installation de la base de données en octobre 2014. Elle souhaitait alors disposer d’un outil de collecte et d’analyse des données sociales « simple à utiliser et à mettre en œuvre ». Il s’agissait tout autant de répondre à l’obligation légale de mise en place d’une BDES (article 8 de la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013) que de fournir des données unifiées et des tableaux de bord à la trentaine de collaborateurs du département des RH. D’où le choix de la solution SaaS BDU Meta SIRH de l’éditeur français Crosstalent, qui « ne nécessite pas de compétences techniques pour la manipuler », note la responsable.

Effectifs, égalité professionnelle, diversité, formation, handicap…le logiciel compile l’ensemble des données sociales. Un énorme avantage, aux yeux d’Aurélie Chapeleau : « L’outil automatise la plupart des précalculs des quelque 150 indicateurs du bilan social. » Désormais, la mise à jour se fait au fil de l’eau et non plus une fois par an. Les documents et rapports produits grâce au logiciel peuvent être mis à disposition des instances représentatives du personnel en « temps réel ».

Paramétrer l’outil a cependant nécessité un important travail de recensement des données existantes dans les systèmes d’information de l’entreprise : sept à huit mois ont été nécessaires au reformatage des chiffres, afin de les accorder avec les obligations légales.

Aujourd’hui, l’application réduit les coûts humains et financiers du reporting. Un gage d’efficacité accrue, juge la pilote du projet : « Les gestionnaires RH dépensent moins d’énergie à calculer les indicateurs et se focalisent davantage sur l’analyse des chiffres. » De plus, ces utilisateurs peuvent créer des variables quantitatives de façon autonome, mais aussi les modifier ou les supprimer. Et préparer ainsi plus aisément des dossiers de consultation. Formés à l’outil en une demi-journée, les représentants du personnel ont, de leur côté, accès aux chiffres sans avoir à solliciter la direction et sont prévenus de la mise à jour des éventuelles autres données que l’employeur choisit de diffuser.

Quatre mois après la mise en service de la BDES, il reste maintenant à rationaliser et à unifier les informations et les rapports fournis aux IRP. « Jusqu’à présent, le découpage des chiffres variait d’un rapport à l’autre et rendait donc toute comparaison difficile, voire impossible », note Aurélie Chapeleau. Et d’ajouter que les utilisateurs RH de ce logiciel pourront maintenant créer leurs propres tableaux de bord utiles au pilotage.

À terme, la responsable souhaite également fournir régulièrement aux managers des données à jour (effectifs, pyramide des âges, rémunérations, départs prévisibles…) et leur offrir de la sorte une vision plus complète de leur équipe.