Introduire la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) dans des PME, c’est un défi, et pas des moindres. Les dirigeants considèrent le plus souvent qu’ils n’ont ni le temps ni l’argent pour une démarche considérée comme complexe, voire superflue.

« Du fait de leur taille, les PME ont peu de moyens à consacrer à la GRH. Elles investissent dans une machine, mais oublient souvent l’organisation du travail et la formation », remarque Pierre Sampietro, adjoint au chef de pôle Entreprises, économie, emploi de la Direccte Languedoc-Roussillon. L’Agefos-PME de la région a relevé le défi en janvier 2008 en mettant en place le dispositif Anticip’PME, une plate-forme collaborative de consultants sélectionnés, chargés d’accompagner les entreprises dans la mise en place de la GPEC.

Le coût des missions, d’une durée de huit jours environ, a été financé à 50 % par l’Opca, le Fonds social européen (FSE), l’État et la région Languedoc-Roussillon. L’autre moitié restant à la charge de l’entreprise. C’est un point fort du dispositif, qui a vaincu les réticences financières d’un certain nombre de PME. De 2008 à fin 2014, 311 établissements employant au total 8 210 salariés se sont lancés dans l’aventure de manière individuelle ou collective. Soit des établissements employant en moyenne 26,4 salariés ; mais 20 % appartenaient à des entreprises de moins de 10 salariés. Le coût total de l’investissement s’est élevé à 2,8 millions d’euros.

Deuxième point fort du dispositif : l’Opca ne s’est pas contenté de référencer des cabinets de conseil. Il a demandé aux six prestataires sélectionnés en 2007 de mettre en commun leurs savoir-faire pour élaborer une démarche commune. « La coopération est rare entre concurrents. Cela nous a permis d’échanger sur nos manières de travailler, de coconstruire une méthodologie et des outils simples. C’est de l’intelligence collective », analyse Matthieu Le Scanf, consultant associé du cabinet DLM Développement. Piloté par un chargé de projets de l’Agefos-PME Languedoc-Roussillon, le groupe de consultants s’est élargi à dix participants et a continué de se réunir à un rythme régulier.

Chaque mission suit le même fil conducteur. « L’approche relie la stratégie, la GPEC et le plan de formation, conçu comme l’aboutissement d’une réflexion », observe Pierre Sampietro. La stratégie de l’entreprise est étudiée dès le prédiagnostic, assuré par le conseiller Agefos-PME et un consultant, qui définissent avec le dirigeant les objectifs de la mission et les outils à créer. Ensuite, le diagnostic, sur deux jours, permet d’approfondir ces points, et aussi « d’étudier le respect de la réglementation RH et de comparer les pratiques de l’entreprise avec les bonnes pratiques du secteur », selon Matthieu Le Scanf. Une fois le plan d’action validé, le consultant ouvre sa boîte à outils et l’adapte aux besoins de la structure. Dans sa palette figurent notamment des référentiels de compétences, des fiches de fonction, des aérogrammes qui comparent les compétences réelles et attendues, des grilles d’entretien et l’élaboration du plan de formation.

Le troisième point fort du dispositif est sa capacité à développer des démarches collectives. Trois branches adhérentes d’Agefos-PME se sont emparées de l’outil à partir de 2009-2010 : le tourisme, l’expertise comptable et les services à la personne, avec une prise en charge par l’Opca et les bailleurs de fonds (FSE, État, région), qui peut atteindre jusqu’à 80 % du montant des missions. L’intérêt est de réduire les coûts et d’engager une dynamique collective lors d’une première phase : le consultant forme les dirigeants à la GPEC et les accompagne dans l’élaboration commune des référentiels de compétences et des fiches de fonction. Ensuite, le consultant se rend dans chaque structure pour personnaliser les outils et, une fois les entretiens réalisés avec les salariés, aider le dirigeant à définir un plan de formation. Ces actions ont débouché sur des catalogues de formations interentreprises. Des démarches qui ont porté leurs fruits : « La GPEC, introduite depuis 2010 dans les offices de tourisme, nous a permis de mieux vivre les mutations du secteur, souligne Philippe Berto, directeur du comité régional du tourisme du Languedoc-Roussillon. Même si les outils ont besoin d’évoluer une fois confrontés à la pratique. »

Une enquête menée en février et mars 2015 par l’Agefos-PME de la région a permis de mesurer l’impact du dispositif : parmi les 22 entreprises de tous secteurs d’activité qui ont répondu (sur 40 sollicitées), 59 % ont amélioré les pratiques managériales ; 41 % ont mis en place un plan de formation, 41 % une nouvelle organisation, 32 % des recrutements, 32 % des schémas décisionnels plus clairs, 27 % ont favorisé l’implication des salariés et 27 % ont amélioré le dialogue social.

En 2015, Anticip’PME s’est élargi à d’autres domaines que les RH : l’innovation, la finance, le marketing, etc., pour aider les entreprises à franchir des « paliers de croissance ». L’objectif est de répondre à leurs attentes, exprimées lors de l’enquête de 2015, et à celles des financeurs (Agefos-PME, FSE, État, région Languedoc-Roussillon) qui ont augmenté leur contribution à hauteur de 70 %. En septembre 2015, 28 missions étaient déjà engagées.