Aux portillons de l’entrée du personnel, il faut montrer carte blanche. Mais avant qu’il devienne un rituel, l’idée du badgeage a beaucoup inquiété les salariés de l’hôtel Pullman Paris Montparnasse. Pour éviter les blocages au lancement du projet en 2013, la direction de l’établissement haut de gamme d’AccorHotels a préféré la négociation au passage en force. La mise en place du contrôle d’accès et de la gestion des temps automatisée a obligé le 4 étoiles à modifier son règlement intérieur. « À cette occasion, les nouvelles règles ont été définies en collaboration avec les IRP », indique Christine Michaud, responsable de la paie et chef du projet de gestion des temps.

Le personnel, au début réticent, s’est vite habitué au nouveau dispositif. Il faut dire que l’informatisation permet aux intéressés de s’assurer du respect des obligations légales en matière d’heures supplémentaires ou de temps de repos. De fait, la précédente gestion des temps des 540 salariés de l’établissement, effectuée sur papier ou à l’aide du tableur Excel, avait atteint ses limites. « Les processus d’administration et les outils variaient d’un service à l’autre. Avec pour seules données disponibles les présences et les repos des salariés, les RH disposaient de remontées d’informations limitées », se souvient Christine Michaud. « Chaque service effectuait ses plannings sans trame commune ni centralisation, complète Laurent Luneau, responsable informatique et copilote du projet. Au final, personne n’avait de vision globale. »

Dans l’optique de fédérer les managers autour de l’outil, ceux-ci ont été associés à sa sélection. L’ergonomie et la simplicité d’utilisation de la solution proposée par Octime ont fait pencher la balance en sa faveur. « Impliquer les utilisateurs en amont est une condition indispensable pour qu’ils collaborent au projet. Cela facilite l’adhésion au changement et l’appropriation rapide du logiciel », note la chef de projet. Autre atout appréciable : l’application était configurée pour s’interfacer facilement avec le système de paie (Cegid) de l’hôtel. « Les retours d’expérience positifs d’autres entreprises utilisatrices ont aussi beaucoup compté dans la décision », glisse Laurent Luneau.

Il aura fallu six mois de travail pour mettre en place la solution. « C’est le temps nécessaire pour obtenir un outil qui fonctionne correctement », note le responsable informatique.

Aujourd’hui, l’un des objectifs majeurs du projet – permettre aux managers de gérer les plannings d’équipe en mode prévisionnel – est atteint. L’application facilite la gestion des cycles de travail. Elle permet notamment aux responsables de service de planifier plusieurs mois à l’avance les congés des salariés. Les chefs d’équipe ont d’ailleurs bien accueilli le nouvel outil parce qu’il répond à l’un de leurs principaux besoins : la prise en compte de la productivité individuelle des salariés dans la planification. Dans le service “House keeping” par exemple, l’activité des femmes de chambre varie suivant leur âge et leur condition physique. En fonction de ces variables, elles n’ont pas le même nombre de chambres à préparer. Compte tenu de ces contraintes et en fonction du volume d’activité prévu, le logiciel construit les plannings. Avec une précision nettement supérieure à celle d’un tableur : seule la solution de gestion des temps met à jour les données en temps réel.

Les RH bénéficient pour leur part de données fiabilisées. L’acquisition des informations sur les temps via le système de badgeage évite le risque d’erreur lié aux multiples resaisies lors d’un traitement manuel. Calcul des primes de nuit, volume annuel d’heures ou de jours travaillés, nombre de salariés présents dans l’hôtel à un instant T… Les nombreux compteurs proposés par la solution ont de quoi satisfaire Christine Michaud : « Nous disposons aujourd’hui de données « historisées », détaillées et parfaitement exploitables. » À terme, les salariés de l’hôtel devraient eux aussi pouvoir consulter en ligne les informations utiles à leur gestion des temps.

Activité

Hôtellerie-restauration (enseigne haut de gamme d’AccorHotels).

Effectif

540 salariés.

Chiffre d’affaires 2014

62 millions d’euros.