Une structure multisite, des horaires atypiques et des salariés polyvalents : le laboratoire de biologie bisontin s’en remet à la solution de Bodet Software pour organiser et contrôler le temps de travail.
Cela fait déjà une bonne dizaine d’années que CBM 25 gère le temps de travail et l’activité de ses salariés avec les solutions de Bodet Software. Situé à Besançon, ce laboratoire de biologie médicale a augmenté sa voilure au gré de fusions, « qui ont généré des problématiques d’organisation et de planification très importantes et nécessité la mise en place d’un outil de gestion centralisé », souligne Fabienne Moulinier, la DRH. L’entreprise compte aujourd’hui 170 salariés – 155 équivalents temps plein – répartis sur 10 sites de prélèvements et un plateau technique d’analyse, également ouvert au public.
Une structure dont les besoins logiciels ont, de fait, progressivement évolué, du simple badgeage(1) avec la solution Kelio Optima de l’éditeur, à la planification d’activité, avec Kelio Expert. Il faut dire que la gestion du temps de travail dans ce secteur est particulièrement délicate. Le laboratoire, qui travaille aussi bien pour les particuliers que pour les infirmières libérales, les cliniques et les centres de soins de Besançon et des environs, est tenu d’assurer la permanence des soins, d’où des gardes le week-end et des astreintes la nuit. L’enjeu majeur du laboratoire bisontin étant de réaliser une paie correcte.
« Dans la convention collective nationale des laboratoires de biologie médicale extra-hospitaliers, les règles de calcul des astreintes sont très complexes, mais Kelio a parfaitement su gérer les astreintes de nuit, se félicite Sébastien Gallauziaux, responsable informatique et “référent” Kelio dans l’entreprise. Aujourd’hui, l’outil permet de calculer tous les éléments fixes et variables de la paie, jusqu’aux frais kilométriques intersites – sur la base d’un forfait –, à l’exception des indemnités de déplacement pour les infirmiers effectuant des prélèvements à domicile. » Ces données sont ensuite exportées en quelques clics vers le logiciel de paie, en l’occurrence Quadra de Cegid. Autre particularité du laboratoire : les salariés sont multitâches : « Une technicienne préleveuse peut, par exemple, commencer sa journée par des prélèvements en clinique avant de poursuivre sa journée par des analyses », illustre Fabienne Moulinier. Au total, sept responsables de planning (un par type de population : secrétaires, techniciennes, infirmières, coursiers et magasiniers…) utilisent donc la solution pour planifier les horaires de travail et le découpage de l’activité de chaque collaborateur.
L’outil est mis à rude épreuve : « Il y a deux ans, nous avons signé un accord d’annualisation du temps de travail, qui apporte davantage de modulation et de souplesse. Et nous avons demandé à Bodet de nous aider à le mettre en œuvre et à tout contrôler de façon certaine. Cela n’a pas été facile, mais ils ont été à l’écoute et ont trouvé des solutions. » Qui ont, du reste, nécessité quelques développements spécifiques pour gérer le solde de congés payés.
En juin dernier, le laboratoire franc-comtois a migré sur la nouvelle version de l’application, Kelio Pro Plus (lire p. 20), après avoir servi de site pilote à l’éditeur pendant quatre mois. Un logiciel full Web plus ergonomique qui, assure Sébastien Gallauziaux, « facilite notamment la planification et le paramétrage, avec un cheminement plus logique au quotidien, depuis la configuration d’un nouveau salarié dans le système, jusqu’à l’édition pour la paie ».
La solution propose, bien sûr, un self-service où les salariés peuvent, depuis leur espace personnel, badger leurs entrées et sorties, gérer leur pause café (décomptée au-delà de 10 minutes), déposer leurs demandes de congés, visualiser leurs compteurs, soumettre leur transfert de compte en fin de mois – les salariés pouvant récupérer leurs heures supplémentaires ou se les faire payer.
Fabienne Moulinier voit dans Kelio « une solution souple, fonctionnelle et sûre ». Mais estime que la bonne maîtrise du logiciel nécessite tout de même une compétence interne dédiée pour résoudre certaines questions de manière autonome et discuter d’égal à égal avec l’éditeur.
(1) Il s’effectue par intranet et via une borne tactile à l’entrée du plateau technique.
Activité
Laboratoire de biologie médicale.
Effectif
170 salariés.
Chiffre d’affaires 2014
18,5 millions d’euros.
