Le groupe Hager ne perd pas de temps. Le fabricant alsacien de matériel électrique mettra seulement quelques mois pour déployer partout dans le monde sa nouvelle solution cloud – en l’occurrence celle de SuccessFactors (SAP) – visant à assurer, notamment, la gestion de candidatures internes et externes et celle des programmes de formation. Entamé en Allemagne en mars dernier, le processus « s’étendra dès janvier 2016 à plus de 90 % des 11 400 salariés du groupe », annonce Cathie Kopp, DRH France.

Dans l’Hexagone, second pilier de l’entreprise (4 000 salariés) avec l’Allemagne, la mise en place s’est étalée entre le printemps et l’été. L’installation de la plate-forme, « qui offre un environnement standard et des modules customisables en fonction des processus Hager », précise Marc Lalevée, chef du projet recrutement, a été conjointement réalisée par une équipe projet internationale RH-informatique – où la France joue un rôle majeur –, un intégrateur allemand et l’éditeur.

Ses effets les plus visibles concernent l’assistance au recrutement. « L’outil poursuit de nombreux objectifs simultanés : mieux maîtriser les flux de candidatures, disposer d’un suivi efficace permettant de s’assurer que 100 % des candidats auront reçu une réponse, constituer la CVthèque la plus complète possible pour conserver la trace de tout candidat jugé à potentiel, même si son profil ne correspond pas à un poste immédiatement ouvert. Et, pour les candidats, réussir le premier contact avec l’entreprise », expose-t-il.

Réussir tout cela à la fois passe d’abord par la convergence des informations vers un seul tuyau : le candidat est invité à se diriger vers la plate-forme, qu’il ait pris contact par mail, par lettre manuscrite ou, le plus souvent, par l’espace carrières du site Web corporate, et que sa candidature soit spontanée ou réponde à l’ouverture d’un poste précis. Arrivé sur la plate-forme, il remplit sept champs d’informations personnelles de base, non discriminatoires, dépose son CV et sa lettre de motivation (facultative). Le contenu de la plate-forme est rédigé dans les langues les plus courantes du groupe, anglais, français, allemand, polonais et chinois : « Il contribue ainsi à notre objectif d’un recrutement de plus en plus international », complète Cathie Kopp.

Ensuite, les outils de back office doivent garantir aux équipes RH le traitement approprié de la candidature : conservation du CV pour un poste futur, réponse automatique, prise de rendez-vous par mail, voire premiers échanges en ligne en prélude à l’entretien d’embauche. Ils optimisent aussi l’intervention du manager opérationnel dans le recrutement : « Celui-ci peut ouvrir une demande de recrutement dans le système, voir les profils des candidats et suivre en ligne, en temps réel, la progression du processus », décrit Marc Lalevée.

Second grand volet de la plate-forme, la gestion des formations continues se veut également la plus internationale possible. Toutefois, la spécificité des réglementations et des cultures nationales est telle que le paramétrage reste à la main de chaque pays. « Le système propose aux managers et aux collaborateurs un aperçu clair et complet du programme de formation, ainsi que l’état d’avancement de leur parcours de développement, décrit Susan Trulson, chef du projet Learning Management System. À ce jour, il intègre 1 100 formations, dont on peut connaître le nombre de places disponibles pour chaque session, le niveau de qualification requis et le coût. » Quant aux équipes RH, l’outil informatique leur permet d’avoir une vue d’ensemble sur la gestion des parcours et les aide à planifier les formations récurrentes d’une année à l’autre. Ce qui leur permet de dégager du temps pour se concentrer sur l’ingénierie de formation.

Le nouvel outil étend maintenant son champ à deux autres domaines : le reporting – compilation de données quantitatives de type bilan social – et, en dernier lieu, les entretiens annuels et la gestion des compétences.