À tour de rôle depuis le 1^er décembre 2014, sept travailleurs handicapés de l’association Etai (14 établissements, dont deux Ésat, qui emploient au total 310 personnes handicapées) distribuent quotidiennement des documents (feuilles d’émargement, programmes…) dans les neuf sites de formation internes des salariés de la banque d’investissement Natixis, situés dans l’Est parisien.

Ces documents ont été préalablement imprimés par l’Ésat Jacques Henry. Au cours de leur passage, ces salariés récupèrent les feuilles d’émargement des formations réalisées la veille. De retour à l’Ésat, le contenu de ces feuilles est saisi par une dizaine d’autres opérateurs handicapés – afin de dématérialiser ces informations – sur le logiciel Technomedia (rebaptisé Talentis chez Natixis) utilisé par la société Cimes (92), auprès de laquelle la banque externalise la gestion de sa formation professionnelle depuis 2009. Une copie physique de chaque feuille est néanmoins classée, archivée et stockée par l’Ésat. Une autre est gardée par le formateur.

Environ 85 % des formations internes de Natixis sont réalisées dans ces salles de l’Est parisien, soit 3 500 sessions par an ; 90 % des feuilles d’émargement qui en sortent sont traitées par le système Cimes-Ésat.

L’objectif de cette cotraitance est d’offrir une nouvelle voie de professionnalisation aux personnes en situation de handicap, selon Natixis. Une professionnalisation très recherchée par les structures du secteur protégé et adapté. Le retour en termes d’unités bénéficiaires pour la banque est restreint : un objectif de deux à la fin de la première année de contrat 2014-2015, et de quatre en fin de contrat, au 30 juin 2017.

En 2014, date de l’échéance du précédent contrat signé avec Cimes, Natixis a lancé un appel d’offres sur cahier des charges auprès de prestataires d’externalisation et également auprès de Cimes. Avec une nouveauté : une clause de cotraitance avec un Ésat.

Les réponses ont été très diverses. Finalement, Cimes a été la plus conforme aux attentes, tout en étant la plus prudente sur la cotraitance, car la technicité et le savoir-faire de l’activité d’externalisation de la gestion administrative sont complexes. « Répondre à cette attente a demandé un important effort d’adaptation », reconnaît Franck Morcant, président de Cimes.

La soutenance de réponse à l’appel d’offres a eu lieu en mars 2014. En juin commençait le travail d’apprentissage du logiciel. Le contact avec Etai a été établi par Cimes, mais l’Ésat Jacques Henry était déjà référencé à Natixis pour des travaux de numérisation de documents. Cimes a formé les professionnels de l’Ésat, qui, eux-mêmes, ont formé les personnes en situation de handicap au dépôt des documents, à la numérisation et à la saisie. Des tests ont eu lieu en octobre et novembre 2014. « Faire les choses dans le calme est fondamental », assure Jean Paiva, responsable de l’Ésat Jacques Henry.

Les sept travailleurs handicapés formés à la dépose et à la récupération des documents sont volontaires et autorisés à se déplacer. Dix autres sont formés à la saisie sur logiciel et à la numérisation des documents. Le processus est revu tous les trimestres. La nature du handicap, confidentielle, n’est pas connue par Natixis.

Deux personnes suffiraient pour l’activité de dématérialisation et de saisie, mais les 17 salariés formés sur l’ensemble des activités délivrées par Cimes assurent la continuité de service et, surtout, cela permet de faire monter en compétences un plus grand nombre de personnes.

Le lancement de la gestion administrative des dossiers de formation de Natixis s’est étalé sur huit semaines. Une attention particulière a été portée à la formation des personnes effectuant la dépose et la récupération des feuilles d’émargement sur les sites. « Au départ, deux groupes de travailleurs handicapés avaient été formés sur des zones géographiques distinctes, pour ne pas les désorienter. Mais, depuis plusieurs mois, les personnes se déplacent indifféremment sur n’importe quel site », précise Jean Paiva.

Selon la nature de la formation (interne, intra, inter), un à quatre documents sont à déposer puis à gérer. C’est Cimes qui pilote et informe les encadrants de l’Ésat sur ce point et sur les processus délégués. Des délais précis sont à respecter : dépose des documents deux jours avant le début de la formation, récupération maximum deux jours après sa réalisation, saisie des informations au plus tard six jours après la récupération, puis numérisation dans les dix jours.

« La prestation construite avec Cimes est aujourd’hui verrouillée et maîtrisée, reconnaît Jean Paiva. Cimes s’en est bien sorti, ils y ont mis beaucoup d’énergie. » Pour Natixis, l’opération est jusqu’à présent satisfaisante. « Cette première collaboration en appellera assurément d’autres : l’offre conjointe ainsi développée nous permettra d’être encore plus pertinents dans nos solutions proposées aux DRH », affirme le président de Cimes.