Au démarrage du projet, le DRH de Gefco, Stéphane Milhet, savait qu’il jouait gros. La mise en place d’un SIRH commun à une quarantaine de pays n’est jamais une mince affaire. Entamée fin 2012, l’opération consistait à équiper l’ensemble du groupe spécialisé dans le transport – qui compte 12 000 salariés – d’un outil intégré permettant d’automatiser les principaux processus RH : gestion administrative, recrutement, formation, développement des carrières et rémunération. La solution de l’éditeur canadien Technomedia répondait au besoin d’un outil international, multilingue et multi-alphabet (dont chinois et cyrillique). L’ergonomie de l’interface et la simplicité d’utilisation de la suite logicielle intégrée en mode SaaS (mode locatif), ont aussi motivé le choix de l’outil.

L’absence de mise à jour de l’ancienne plate-forme, une version de HR Access de 2001, avait produit un « effet dévastateur sur l’utilisation de l’outil, se souvient Stéphane Milhet. Plusieurs pays utilisaient leurs propres applications : le système d’information ressemblait à un patchwork ». Aujourd’hui, la suite applicative dénombre près de 6 000 utilisateurs (communauté RH, managers et salariés) dans l’ensemble des filiales de l’entreprise, soit la quasi-totalité des collaborateurs équipés d’un poste de travail.

Les modules de gestion des entretiens individuels, d’évaluation des performances et de développement des carrières ont été déployés l’année dernière auprès d’une population de 4 000 managers. Dans la foulée, les autres briques du SIRH ont été mises en service : recrutement, formation et rémunération. La solution a été lancée en 2014, zone par zone : Europe de l’Ouest, Amérique latine, Europe de l’Est, Chine, Inde et enfin France, le mode SaaS ayant permis de déployer l’outil à un rythme soutenu.

En revanche, un long travail préalable destiné à fiabiliser la base de données RH a dû être effectué. Un chantier mené pendant près d’un an : « Auparavant, les données recueillies n’étaient pas cohérentes entre elles. Il a fallu établir des normes et ne retenir que les informations dont nous avions vraiment besoin », évoque le DRH. Par ailleurs, l’interface de la solution Technomedia a incité Gefco à simplifier ses processus et à les synthétiser. Par exemple, le formulaire de l’entretien individuel a fondu des deux tiers. Résultat : en moins de deux ans, le taux de réalisation des entretiens individuels a grimpé de près de 40 % avec, aujourd’hui, près de 100 % de rendez-vous réalisés.

Globalement, 80 % des processus RH existant dans le groupe ont été repris dans la solution, enrichis le cas échéant des apports du nouveau système. « Calquer entièrement ses processus RH sur ceux d’un outil n’est pas toujours une solution idéale », tempère Stéphane Milhet. Lequel conseille également, pour un projet de cette ampleur, d’attacher une importance particulière au respect du planning de déploiement et à l’accompagnement du changement.

Le retour sur investissement ? Le DRH met en avant « des économies substantielles sur la maintenance et une accélération des délais de réalisation des opérations ». Le DRH fait aussi valoir un reporting automatisé largement amélioré et une base de données entièrement nettoyée. Par la même occasion, les services RH ont renforcé leurs compétences : ils ne doivent plus consacrer deux jours par mois à du reporting et peuvent mettre à profit ce temps libéré : « Les RH n’ont plus à collecter et à fiabiliser les données mais à les analyser et à les interpréter. »

Enfin, les retours sur l’ergonomie des applications et la simplification des processus sont excellents. Stéphane Milhet se dit même impressionné par « la volte-face des utilisateurs, qui n’avaient plus du tout confiance dans l’ancien système mais qui, en très peu de temps, ont adopté le nouvel outil avec enthousiasme ».