Un outil performant mais notoirement sous-utilisé par les responsables RH d’Alstom. Tel est l’état des lieux de la plate-forme SaaS de gestion des talents de Taleo (racheté par Oracle) en 2012, quand Lætitia Léger prend les commandes du SIRH au sein de la DRH du groupe. Un an après avoir été déployée dans 70 pays auprès des 1 500 RRH du groupe, l’application vivote.

Pour redresser la barre, la directrice s’inspire alors des pratiques d’autres grandes entreprises. Elle commence par recruter un chef de projet dédié au logiciel et capable de le configurer. Avantage du mode locatif sur l’achat de licence, le premier ne nécessite pas de paramétrage complexe. Lætitia Léger y voit un bon moyen de renforcer l’autonomie du département des ressources humaines vis-à-vis de la direction informatique.

Les RH ne peuvent se contenter de mettre à disposition des utilisateurs un logiciel en mode SaaS, puis de le laisser vivre : « Il faut anticiper et s’interroger sur le modèle de gouvernance appliqué à la plate-forme », soutient-elle. En clair, il s’agit de définir, dès le départ, les périmètres d’intervention respectifs de la DSI et de la DRH. Et d’acquérir auprès de l’éditeur ou de l’intégrateur les compétences nécessaires pour gérer l’outil, au moment de sa mise en place. Comment ne pas empiéter sur les plates-bandes de l’informatique ? Sujet délicat. La responsable conseille d’impliquer la DSI tout au long du projet. Exemple : à chaque nouvelle configuration de l’application, son service demande une autorisation préalable à la direction informatique.

Partie du constat que le manque d’intérêt des utilisateurs pour la solution logicielle tenait en partie à leur méconnaissance de l’outil, Lætitia Léger a rapidement lancé des séances de formation à distance pour tous les utilisateurs. Par ailleurs, elle a aussi obtenu que les RH choisissent elles-mêmes les fonctions de gestion des talents à déployer. Car le déficit de popularité du logiciel s’expliquait aussi par des options non activées à son lancement ou lors de ses mises à jour.

La raison ? Les services informatiques d’Alstom contrôlent systématiquement les nouveautés et les dernières versions des applications avant de les adopter. Y compris celles des logiciels dans le cloud. « Désormais, nous testons nous-mêmes les évolutions de l’outil. Cela prend du temps et mobilise des collaborateurs », pointe Lætitia Léger. Dans ces conditions, les mises à jour d’une solution en mode Saas ne s’installent pas toujours en un claquement de doigt, quoiqu’en disent les éditeurs.

La reprise en main de la plate-forme a néanmoins permis d’accélérer la mise à disposition des outils. « Pendant des ateliers avec les professionnels RH, nous avons configuré des fonctionnalités et montré le résultat en temps réel. Cette démarche, où nous avons été force de propositions et non plus simplement exécutants, a été bien perçue par les RRH, qui se sont sentis parties prenantes du projet », poursuit-elle. Facteur de motivation supplémentaire, des utilisateurs clés ont listé des points d’amélioration rapides à mettre en place. Les nouvelles fonctionnalités ont été lancées dans la foulée. « La collaboration étroite avec notre éditeur nous a permis d’obtenir des avancées rapides et visibles qui ont changé la perception des utilisateurs sur l’outil », assure Lætitia Léger.

Outre les gains de temps réalisés, la méthode adoptée a aussi un intérêt économique. Pour le service chargé du SIRH, la facture s’allège, puisqu’il peut se passer des prestations payantes de la DSI : « Nous pouvons proposer à nos clients internes des améliorations “gratuites” », se réjouit la directrice. Mais, s’il faut reconnaître qu’au regard de l’achat d’une licence, le mode locatif est plus souple à financer, l’informatique dans les nuages a un prix, comme en témoigne Lætitia Léger : « Comparée à un outil best of breed, une solution intégrée en mode SaaS est onéreuse. Les coûts d’implémentation et de fonctionnement sont élevés. » Quoiqu’en disent les éditeurs…

Activité

Fabricant d’infrastructures d’énergie et de transports.

Effectif

93 000 salariés.

Chiffre d’affaires 2013-2014

20,3 milliards d’euros.