Les employeurs ont de plus en plus souvent recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel, et les actions en justice sont fréquentes. Dans la mesure où la sanction est la nullité du scrutin, les employeurs doivent être particulièrement vigilants, d’autant plus que, même s’ils font appel à un prestataire informatique pour gérer les opérations, ils sont seuls responsables en cas d’erreurs.

Il faut en premier lieu conclure un accord collectif, d’entreprise ou de groupe (et non d’établissement) avant le vote, donc avant de négocier le protocole d’accord préélectoral, ce dernier devant s’y référer. On ne peut donc attendre la négociation du protocole d’accord préélectoral pour prévoir les modalités du vote électronique ; il faut deux actes distincts.

En second lieu, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions de la loi, le rapport de l’expert étant tenu à disposition de la Cnil (art. R 2314-12 et R 2324-8 C. tr.). Cette expertise doit être préalable au scrutin, son objet étant d’assurer le bon fonctionnement du vote et d’en contrôler le résultat. L’employeur doit aussi informer les représentants du personnel et les syndicats des formalités effectuées auprès de la Cnil, et ils doivent bénéficier d’une formation sur le système de vote électronique choisi. Et les salariés doivent être informés via une notice claire et précise.

Il faut enfin s’entourer d’un certain nombre de garanties : le responsable du traitement (l’employeur) doit prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (C.E. 11 mars 2015, n° 368748). À ce titre, par exemple, les codes d’identification personnels des salariés ne peuvent leur être envoyés sur leur messagerie professionnelle, sans autre précaution, ni par courrier simple à leur domicile. Et, comme le précise le Conseil d’État dans l’arrêt du 11 mars 2013, le fait que l’employeur ait conclu un contrat de sous-traitance avec un prestataire pour gérer les opérations ne le décharge pas de son obligation de veiller au respect de ces mesures.