Marie-Hélène Hommet, la responsable administrative de l’Institut technique de la betterave (ITB), passera un Noël plus serein cette année. L’an dernier, elle supervisait l’informatisation RH de l’association de recherche des producteurs de betteraves et de fabricants de sucre. Une obligation pour accomplir une petite révolution : donner la possibilité à l’institut, qui ne fonctionne que par les contributions de ses membres ou des subventions publiques, de s’ouvrir à des fonds privés pour financer une partie de ses recherches. D’où la nécessité de pouvoir distinguer entre activités lucratives et non lucratives. Pas simple.

L’ITB compte en effet 45 salariés, pour l’essentiel des ingénieurs agronomes. Pendant qu’une partie d’entre eux mène des recherches en laboratoire à Paris, les autres les testent sur le terrain un peu partout en France. Les permanents de l’ITB sont secondés par une quantité d’experts dans telle ou telle spécialité, engagés ponctuellement, ici ou là, pour trois ou six mois, le temps de mener le projet à son terme. L’institut a perpétuellement entre 50 et 60 expériences en cours, qu’il lui fallait du coup “sectoriser”, en y affectant budget et ressources.

Or, jusque-là, rien n’était informatisé en dehors de la comptabilité et de la paie. « Nous multipliions les saisies et les calculs à la main, raconte Marie-Hélène Hommet. Nous avons profité de cette obligation pour optimiser notre gestion RH. En trois mois – puisque nous avons été opérationnels le 1^er mars 2013 –, nous avons mis au point un outil sectorisé et amélioré par rapport à ce qui existait sur le marché », estime-t-elle.

L’ITB a fait appel à Eurécia, éditeur de logiciels de gestion administrative des RH et de suivi opérationnel des collaborateurs en mode SaaS (Software as a service). Il a adopté trois de ses modules : temps et activités, notes de frais, absences et congés. Des applications qu’il a fallu paramétrer pour l’ITB. « Nous avons calqué l’arborescence de ces outils sur celle de notre comptabilité. Les données RH saisies et validées peuvent ainsi être déversées automatiquement dans le système comptable », précise Marie-Hélène Hommet.

La responsable administrative souhaitait également que les salariés de l’ITB et les intervenants extérieurs renseignent eux-mêmes ces applications, accessibles à distance à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe, d’une manière simple et rapide, sans double saisie. Le module de notes de frais a ainsi été connecté à celui des temps et activités, lui-même étant relié aux congés et absences. Il y a finalement peu de champs à renseigner.

Pour sectoriser les activités, une grille des 50 à 60 projets annuels a été définie pour l’ensemble des données RH, de manière à ce qu’elles puissent correspondre à tel ou tel projet de recherche. Cette grille permet aussi de ventiler les autres dépenses. Marie-Hélène Hommet s’estime satisfaite : « Après la prise en main de l’outil par les équipes et une période de rodage, notre nouvel outil fonctionne bien depuis juin. Et je peux désormais connaître, par exemple, l’affectation de notre masse salariale projet par projet. »

L’ITB est aujourd’hui en mesure de rendre des comptes détaillés aussi bien à son conseil d’administration qu’au fisc. Quant aux salariés, « on leur demande davantage de saisies, mais ils disposent des coûts de la recherche en temps réel », insiste-t-elle. Prochaine étape, sans doute en 2014 : l’implémentation d’un quatrième module d’Eurécia sur la planification des activités et des ressources, pour gérer à la fois le réalisé et le prévisionnel.