Favoriser la circulation rapide de l’information avec la contribution de tous les salariés, promouvoir le travail transversal et en commun, lutter contre une organisation en silos, faire bénéficier le collectif des idées de chacun, mais aussi faciliter la modification de documents lourds sans encombrer les boîtes mails… Le site intranet collaboratif Pernod Net répond à tous ces objectifs.

Lancé en septembre 2011, il a été précédé par l’expérimentation d’une plate-forme collaborative dédiée à l’innovation participative, Pernod Lab. L’intérêt des salariés pour le partage d’idées étant au rendez-vous, l’entreprise est allée encore plus loin pour accompagner sa stratégie globale Pernod 2.0, sponsorisée par le Pdg et le comité de direction, et visant à rendre l’entreprise plus compétitive par le biais d’une nouvelle organisation du travail digitalisée.

L’équipe projet, pilotée par la direction des systèmes d’information et la communication, était constituée en outre de membres de la DRH et de la direction commerciale. Des correspondants “ambassadeurs” s’y sont adjoints dans chaque direction ou site, pour effectuer des tests, promouvoir l’outil et former les collègues. Une contrainte : l’intranet de Pernod SA devait être accessible en passant par l’intranet du groupe Pernod Ricard (My portal, qui s’adresse à 18 000 personnes).

Des cafés d’accueil, des bannières et des prospectus ont fait partie des éléments de promotion de Pernod Net. « Les 250 commerciaux et 60 managers du siège ont été équipés d’un Iphone, qui remplaçait leur téléphone professionnel, détaille Judith Matharan, responsable communication interne et digital. Dans les usines, nous avons organisé des formations spécifiques à l’utilisation d’Internet et créé des cybercafés, et les salles de pause sont équipées d’écrans intranet. »

En outre, un tour de France auprès des équipes commerciales régionales a été organisé en janvier 2012. « Les managers ont encouragé leurs équipes à naviguer sur l’intranet et à intégrer sa consultation dans les gestes quotidiens de travail », ajoute la responsable.

La mobilisation de tous les salariés est d’autant plus nécessaire que ce sont eux qui produisent l’actualité de l’intranet, sans relecture ou système de validation. « Nous voulons promouvoir la diversité des points de vue et la réactivité, affirme Judith Matharan. Nous demandons à être alertés par le rédacteur d’une information s’il juge qu’elle a vocation universelle et qu’elle doit donc figurer sur la page d’accueil. » C’est la colonne centrale du site qui rassemble les actualités et l’agenda de l’entreprise. Le collaborateur a accès à un carrousel d’actualités et peut personnaliser son espace.

Depuis le lancement, 30 articles sont rédigés chaque mois en moyenne, et on dénombre environ 350 commentaires sur les articles. Pernod a aussi fait le choix de valoriser les comportements participatifs, par exemple en proposant un moteur de recherche influencé par les “like” (action par laquelle l’internaute indique aimer un contenu ou une page).

À côté de l’actualité, l’intranet comprend, en colonne de gauche, l’accès aux services et applications métiers. La partie droite est réservée aux actions participatives, notamment aux communautés de travail collaboratif en ligne, à distance et transverses à tous les métiers. Les communautés peuvent être publiques ou privées, lorsqu’elles intègrent des logiques de projet.

« Quand un salarié veut créer une communauté, le service communication l’aide pour la construction de la page et dialogue au téléphone avec lui sur le contenu de sa demande et les modalités d’utilisation souhaitées, explique Judith Matharan. Nous pouvons également lui indiquer si une communauté sur le même sujet existe déjà. » C’est la solution SharePoint qui est utilisée, « car elle était choisie par le groupe, indique la responsable. Mais, comme il faut des compétences techniques et un temps d’appropriation pour les community managers, la hotline de notre service les accompagne. »

Plus de 80 communautés sont actives à ce jour, dont 75 sont privées et 7 publiques. Parmi les plus actives : celle de la direction régionale de Paris (partage de la stratégie commerciale et des fichiers clients, discussions d’équipes, partage des agendas) ; celle du parc automobile (système de réservation de véhicules, gestion des incidents, partage des bonnes pratiques) ; et celle de la fonction commerciale (accès aux documents de formation, questionnaire de satisfaction, accès à l’e-learning). Peu de communautés sont déjà ouvertes vers l’extérieur.

L’application intranet sur Iphone reste en suspens. Mais Pernod a lancé un chat interne, et le groupe Pernod Ricard met en place un réseau social d’entreprise, à 95 % anglophone aujourd’hui.

• Activité : vins et spiritueux.

• Effectif : 660 salariés.

• Chiffre d’affaires 2011 : 350 millions d’euros.

• Cible : 660 collaborateurs sur 8 sites.

• Date de lancement : septembre 2011.

• Budget : 270 000 euros.