Depuis 2003, sauf dans les cas où les salariés ou leurs représentants, préalablement consultés, le refusent expressément, l’employeur peut pratiquer l’abattement pour frais professionnels. Il doit pouvoir établir que les salariés, ou leurs représentants, ont été consultés.

L’arrêté du 25 juillet 2005 prévoit différentes modalités pour recueillir cet accord : par accord collectif, de branche ou d’entreprise, ce qui est rare, ou avec l’accord du CE ou des DP. À défaut, l’employeur doit recueillir l’accord du salarié, soit dans son contrat de travail ou avenant, soit par une procédure écrite (lettre RAR) l’informant du dispositif et de ses conséquences sur la validation des droits, le courrier étant accompagné d’un coupon-réponse d’accord ou de refus ; en l’absence de réponse, le silence vaut accord définitif. Il est donc opportun pour l’employeur de mentionner dans le courrier une date butoir au-delà de laquelle le silence vaut acceptation.

À défaut de cette procédure, la conséquence la plus évidente est le redressement par les Urssaf, en droit de refuser l’abattement. Une situation très fréquente. On constate que les Urssaf demandent souvent que l’accord du salarié soit renouvelé chaque année ; or cette exigence ne résulte pas des textes : l’arrêté du 25 juillet 2005 prévoit que le silence du salarié emporte son acceptation définitive à la pratique de l’abattement.

Une autre conséquence est la possibilité pour le salarié de prendre acte de la rupture du contrat, aux torts de l’employeur. Dans un arrêt du 7 mars 2012 (n° 10-17574), la Cour de cassation indique que, dans la mesure où la déduction forfaitaire des frais professionnels n’était pas prévue par un accord collectif, n’avait pas été soumise à l’avis des représentants du personnel, et que l’employeur n’avait pas demandé l’accord exprès du salarié, les juges du fond pouvaient estimer justifiée la prise d’acte de la rupture par le salarié.