Conséquence de la décentralisation, entre 2007 et 2010, 8 500 agents des lycées ont demandé leur intégration à la fonction publique territoriale, devenant ainsi agents de la région. Pour Michel Prud’homme, directeur général adjoint chargé du personnel et des ressources humaines du conseil régional d’Île-de-France, l’enjeu a donc été « d’intégrer ce personnel venant de l’Éducation nationale, aux parcours et culture très différents de ceux des agents du siège du conseil régional ». Le siège accueille en effet davantage une population de cadres (catégorie A) – bien moins nombreux, environ 1 700 aujourd’hui –, réalisant des rapports et des études, tandis que les agents des lycées sont plutôt des ouvriers (catégorie C), agents techniques des métiers de la restauration collective, de la maintenance et de l’entretien.

Il a fallu mettre en commun toute la politique RH, et le meilleur moyen de communication interne imaginé pour toucher ces nouveaux agents a été la mise en place d’un extranet rattaché à un intranet plus global de l’institution. Dénommé eLien, il a pour objectif de « faire le lien » entre les agents « franciliens » dispersés dans 471 établissements de la région et d’accroître leur sentiment d’appartenance à la fonction publique territoriale. Il leur donne aussi accès à toute une série de documents pratiques à télécharger.

Le projet a débuté en juillet 2008 autour de représentants de la communication interne et de la direction des services informatiques. La société Klee a été retenue pour la prestation technique du back office de l’extranet. Celui-ci a été lancé en novembre 2009, quelques mois après la nouvelle version de l’intranet pour les agents du siège. Depuis, la gestion éditoriale est assurée par le service de communication interne, qui utilise le système de gestion de contenu Typo3.

Pour informer les agents de la création de ce nouvel outil et les accompagner dans son appropriation, un courrier personnalisé leur expliquant la procédure de connexion et l’intérêt du site leur a été adressé. Un dépliant mode d’emploi et un tapis de souris aux couleurs de l’extranet ont été distribués, ainsi qu’une carte au format d’une carte de crédit pour y apposer leurs identifiant et mot de passe. De plus, des communications régulières via le bulletin de paie et le journal interne ont été réalisées. Des sessions d’accueil de plusieurs centaines de personnes ont été organisées, avec des projections pédagogiques autour du nouvel extranet. Par ailleurs, des demandes ont été faites auprès des proviseurs afin de mettre à disposition des ordinateurs en libre accès.

Outre toutes les actualités de l’institution régionale, une rubrique Infos RH détaille toutes les informations relatives au déroulement de carrière, à la formation, aux rémunérations, aux prestations sociales et à l’hygiène et sécurité. Cet espace est celui qui est le plus consulté, avec les offres de postes ouverts à la mobilité alimentées par la sous-direction des ressources humaines des lycées. À cette fin, ils ont aussi accès à un clip RH vidéo, qui leur donne des conseils pour rédiger leur CV et préparer leur entretien. Un enjeu de mobilité important au regard du taux de turnover de 7 %. Depuis le lancement du site, 837 postes ont été ouverts et 366 agents des lycées ont effectué une mobilité.

L’enquête de climat social 2011 a fait ressortir que le site extranet était le support qui apportait le plus d’informations aux agents des lycées. De plus, cet outil a permis, selon Michel Prud’homme, « de créer des synergies nouvelles entre les services et de développer de nouvelles organisations du travail transversales ».

À l’avenir, « nous souhaitons développer la Web TV, qui permet de faire passer de nombreux messages pédagogiques », explique Laurence Dominic, responsable du service communication interne.

• Activité : administration.

• Population concernée : 8 500 agents des lycées (effectif total : 10 401 agents).

• Lancement : novembre 2009.

• Budget du projet : 80 000 euros pour la refonte globale, 6 000 euros pour la déclinaison extranet.

• Budget du conseil régional 2010 : 4,6 milliards d’euros.