Pourquoi, après tant d’années d’existence, la messagerie électronique poserait-elle problème aux entreprises ? « Elle a été introduite sans débats et sans réflexion avec les RH et les syndicats sur ses conditions d’appropriation », constate François Fatoux, délégué général de l’Orse, à l’origine d’un rapport présenté le 4 octobre et intitulé “Pour un bon usage de la messagerie électronique dans un cadre professionnel”*.

Géraldine de La Rupelle, professeure à l’Escem (école de commerce Tours Poitiers) et coauteure du guide, explique que « deux phénomènes ont empêché les organisations d’anticiper ses effets néfastes : son introduction très rapide et son apparente simplicité d’utilisation ». « En 2002, nous revendiquions déjà un droit à la déconnexion, rappelle Laurent Mahieu, secrétaire général adjoint de la CFDT Cadres. Il faut intégrer la réflexion sur la messagerie à celle sur l’organisation du travail et être conscients que ne pas être dérangé en permanence est une condition de la performance. »

Le document pointe les effets contraignants de cet outil mesurés par des chercheurs : 56 % des utilisateurs consacrent plus de deux heures par jour à la gestion de leur boîte de réception ; 65 % déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures mais le font en réalité toutes les cinq minutes ; 38 % reçoivent plus de 100 messages par jour ; et 70 % des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle.

L’Orse recommande de réaliser tout d’abord un diagnostic interne des pratiques, fondé notamment sur des questions posées aux salariés. Le document préconise ensuite de rédiger et de diffuser une charte de bon usage, deux types de charte à ­l’appui, l’une exposant les recommandations selon les fonctionnalités de l’outil, l’autre selon les enjeux des utilisateurs (limiter le stress, la surcharge informationnelle, etc.). « Il est ensuite indispensable de s’assurer de ­son appropriation », insiste François Fatoux. La Société générale a par exemple accompagné la diffusion des dix règles de sa charte par des illustrations humoristiques et a lancé un appel à idées pour élaborer une onzième règle.