« Le premier enjeu de notre projet était d’optimiser la campagne annuelle d’évaluation, de façon à diminuer la charge administrative que cela représentait au niveau central », expose Pascal Robert, DRH de Bata France. Et pour cause. L’enseigne compte 1 000 collaborateurs dans l’Hexagone et, jusqu’alors, ce processus était mené par le biais de formulaires papier distribués dans les quelque 160 magasins présents sur le territoire. Lesquels retournaient les documents remplis au siège parisien, qui compilait les résultats sous Excel.

« Nous voulions également harmoniser les modalités de passation en intégrant un référentiel de compétences et nous appuyer sur une consolidation automatique des données », poursuit-il. De quoi améliorer la gestion des autres processus RH alimentés par les décisions des comités de carrière sur la base des entretiens d’évaluation : plans de succession, augmentations salariales, mobilités, formation, etc.

C’est en février 2010 que Bata France a initié sa réflexion sur les évaluations et l’adoption d’une solution logicielle adéquate, indépendamment de toute directive groupe (le siège étant aujourd’hui basé à Lausanne). Les points clés du cahier des charges ? Une dématérialisation en l’état du formulaire d’entretien et la possibilité d’adresser aux personnes concernées un registre de compétences adapté à l’emploi repère. Avec un outil peu gourmand en ressources informatiques internes. Au printemps, le choix de l’entreprise s’est porté sur la solution de gestion intégrée des talents en mode SaaS de Talentsoft.

Durant les mois de mai et juin, l’équipe projet interne, composée du DRH et d’un responsable RH, s’est d’abord attelée à l’élaboration d’un référentiel de compétences, avec l’appui des membres du comité de direction. Le document final décrit quatre compétences professionnelles (gérer ses flux, développer son produit, etc.); et cinq compétences transversales (conseiller, conduire son équipe, etc.). Chacune d’elles est déclinée en quatre niveaux de maîtrise.

L’ensemble du registre a été validé par la direction en septembre. Et l’implémentation de l’outil, incluant la reprise des données RH, a été bouclée en 45 jours pour une mise en exploitation en décembre dernier. Juste à temps pour démarrer la nouvelle campagne d’évaluation : « Nous n’avons eu aucune difficulté », précise Pascal Robert. Autre avantage non négligeable : « La solution a été déployée sans la moindre intervention de la DSI, et la DRH est restée, de fait, l’unique interlocutrice du prestataire. »

L’application est aujourd’hui utilisée par tous les responsables de magasin et par l’ensemble du personnel du siège, soit environ 230 personnes. Les bénéfices sont multiples. A commencer par le gain de temps sur les tâches administratives et la rapidité de traitement des données. « En termes de pilotage, nous pouvons désormais suivre le taux de réalisation des entretiens en temps réel et faire des relances, le cas échéant. En outre, l’information portée dans les formulaires est plus standardisée, ce qui permet de faire des tris et des requêtes », complète le DRH.

Pascal Robert relève tout de même deux inconvénients. Le premier est lié à la difficulté de renseigner directement le formulaire en ligne durant l’entretien, les managers préférant imprimer le fichier PDF et saisir ensuite les données.

Le second est dû aux problèmes de connexion Internet que peuvent rencontrer les commerciaux itinérants. Pas de quoi, cependant, ternir la réussite du projet. D’autant que la démarche menée par Bata France vient de trouver un écho au niveau du groupe, qui a décidé de généraliser le référentiel et le formulaire d’évaluation hexagonaux dans tous les pays.