Exit l’intranet rudimentaire et le classique système de gestion électronique de documents (GED) manipulé par les documentalistes. La cinquantaine de salariés d’Entreprise & Personnel (E & P) répartis sur Paris, Lyon et Nantes s’appuient désormais sur la plate-forme collaborative de gestion des connaissances Knowledge Plaza éditée par le Belge Whatever. De quoi favoriser le partage d’informations indispensable à l’association, dont les activités dédiées à la GRH et au management – veille, publications, échanges, conseil et formation – sont étroitement maillées entre elles. Le projet visant in fine à améliorer le service rendu aux quelque 120 entreprises adhérentes de ce réseau.

« L’application s’intègre dans un projet managérial global, impulsé par la directrice générale Sandra Enlart à l’automne 2008, précise Adeline Benoist, secrétaire générale d’E & P. Pour nos consultants, qui sont souvent sur le terrain, le partage de connaissances n’allait pas de soi. L’objectif était de les amener à alimenter cet outil dans une logique de veille mutualisée et d’organisation apprenante. »

Le projet a été mené par une petite équipe interne, représentative des profils d’utilisateurs de la solution à venir. En mai 2009, Knowledge Plaza, en mode hébergé, s’est imposée pour sa facilité d’utilisation et ses capacités de recherche par mots-clés (tags). Lesquels permettent d’indexer tout type de document, assorti de commentaires, de manière dynamique. Et Adeline Benoist d’insister également sur la qualité de l’accompagnement de l’éditeur, « très à l’écoute des besoins de ses clients ».

Implémentée en juin 2009, avec une reprise du fonds documentaire existant sur les trois dernières années, la plate-forme a d’abord été testée par l’équipe projet. Elle a été ouverte dès le mois de septembre à l’ensemble des collaborateurs d’E & P, qui ont bénéficié de sessions de formation délivrées sur site par l’éditeur, complétées par des formations personnalisées dispensées en interne. Même si l’adoption de l’outil est progressive, « les consultants voient très vite les bénéfices de cette mutualisation, ce qui les incite à s’impliquer davantage dans le partage de leurs productions », observe Branka Ivancic, chargée de veille et pilote du projet.

De fait, les requêtes en texte intégral et par tags permettent aux intéressés de gagner en temps et en autonomie. Mais aussi de faire des liens entre différentes thématiques. De plus, les recherches peuvent être sauvegardées sur l’outil, et chaque utilisateur a aussi la possibilité de créer ses propres alertes.

Mais le projet ne s’est pas arrêté là : l’association a en effet profité de la refonte de son site Internet en juillet 2010 pour proposer à ses adhérents un accès partiel à la plate-forme. Ce qui permet aux différents groupes d’échanges d’E & P (qui se réunissent tous les deux à trois mois) de poursuivre leur collaboration en ligne.

« L’intérêt pour nos adhérents est de pouvoir retrouver les documents présentés lors des réunions et de les commenter. A l’avenir, ils pourront partager leur propres ressources », soutient Adeline Benoist. Enclenchée depuis janvier, cette dynamique devrait, espère-t-elle, fédérer à terme quelque 4 000 utilisateurs externes.